Модельний документ: «1. Перелік питань для оцінювання стану справ на момент деокупації»

Примітка: Може заповнюватися експертом Проекту спільно з представниками громади.

Безпекові питання, мінування/розмінування, ступінь пошкоджень будівель/приміщень адміністративної інфраструктури та ЦНАП зокрема, наявність/цілісність офісної техніки, наявність телефонного та інтернет-зв’язку).

Цілісність/ступінь пошкодження/руйнування житла, зокрема особистого житла працівників ОМС/ЦНАП.

Обстежити будівлю/приміщення ЦНАП фахівцями ДСНС на наявність/відсутність вибухових пристроїв

Провести первинне візуальне обстеження будівлі/приміщення ЦНАП.

Оцінити можливості оперативного відновлення роботи в існуючих умовах та наявними ресурсами

Зафіксувати факти, скласти відповідні переліки знищеного/викраденого/ пошкодженого майна ЦНАП, подати заяву про вчинення кримінального злочину до правоохоронних органів

Провести інвентаризацію майна ЦНАП

Рішення про проведення інвентаризації варто приймати з урахуванням пунктів 7 і 8 Наказу Мінфіну від 02.09.2014 № 879

Залежно від стану будівлі/приміщення:

• якщо приміщення/будівля ЦНАП вціліло/зазнало незначних пошкоджень, спланувати та виконати роботи з його відновлення, у т.ч. провести роботи з прибирання
• якщо приміщення/будівля зазнало серйозних пошкоджень або зруйноване, оцінити можливості та прийняти рішення про тимчасове оптимальне розміщення ЦНАП у інших наявних будівлях/ приміщеннях громади

Залучити з інших джерел/виділити з місцевого бюджету необхідні кошти (в тому числі співфінансування) для виконання робіт з підготовки приміщення ЦНАП

Примітка: Для п. 2:

• організувати роботу ЦНАП у найбільш відповідному для цих цілей приміщенні, пріоритетно – на першому поверсі (яке доступне): клуби, спортзали, бібліотеки, школи тощо;
• можливо облаштовувати тимчасові модульні конструкції або залучити до використання мобільні ЦНАП (в т.ч. запозичити в інших громад);

орієнтуватися на економні та раціональні рішення, в т.ч. тимчасові

Розробити умовний план зонування приміщення ЦНАП (якщо ЦНАП тимчасово розміщується в іншому приміщенні)

Посібники та супутні рекомендації: Посібник Програми***

Примітка: За можливості - з дотриманням «відкритого простору» та безбар’єрного доступу

Оцінити можливості залучення внутрішніх ресурсів громади для організації робочих місць у ЦНАП (в т.ч. числі тимчасове використання, за наявності,  особистої техніки працівників ЦНАП та СНАП, залучених волонтерів)

Скласти перелік потреб у комп’ютерній техніці, канцтоварах, меблях тощо для можливого залучення зовнішньої допомоги. Підготовка звернень до проектів міжнародної технічної допомоги, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, фізичних осіб-благодійників, волонтерських організацій

Модельні зразки документів:

«2.1. Звернення_зразок 1»;

«2.2. Звернення_зразок 2»;

«2.3. Ноутбук, БФП_приклад параметрів»;

«2.4. Акт приймання-передачі від фізособи»;

«2.5. Акт приймання-передачі від юрособи»;

«2.6. Акт приймання-передачі канцтовари»;

«2.7. Інструкція з оприбуткування благодійної допомоги».

Узгодити можливість з громадою, яка готова надати таку підтримку, та відпрацювати необхідні документи з отримання в тимчасове користування обладнання/меблів для відновлення робити ЦНАП

Покрокові алгоритми передачі та модельні документи:
https://prosto.in.ua/ua/novyny/novyny/vid-gromadi-do-gromadi-institutsijna-pidtrimka-oms

Примітка: З практики, в залежності від ступеню руйнувань/ушкоджень інфраструктури ЦНАП:

значно швидшим, ніж придбання/отримання нової техніки/меблів (це обов’язково потрібно робити, проте цей варіант може потребувати більше часу), але тимчасовим рішенням може бути такий варіант відновлення функціонування робочих місць ЦНАП деокупованої громади.

Застосовується за наявності партнерської громади з відносно безпечної території, яка погоджується надати таку підтримку

Облаштувати приміщення ЦНАП/робочі місця насамперед наявними меблями/технікою (поступово доукомплектовувати після отримання допомоги із зовнішніх джерел)

Відновити роботу у ЦНАП інформаційної системи автоматизації роботи ЦНАП, за наявності - електронної системи керування чергою, за можливості – доступ до електронних публічних реєстрів

Оцінити наявні можливості для сплати за адміністративні послуги в громаді (зокрема відновлення роботи відділень Укрпошти, банківських установ), за можливості запровадити у ЦНАП інструменти для сплати за адміністративні послуги

Примітка: POS-термінали на робочих місцях працівників ЦНАП та/або платіжний термінал тощо.

У разі відсутності умов для оплати послуг, застосовувати, за можливості, рішення щодо дистанційної оплати, допомагати споживачам послуг.

Взаємодіяти з надавачами супутніх послуг для організації (відновлення) їх роботи.

Готувати інформаційні матеріали про можливості і способи сплати за адмінпослуги в громаді, поширювати їх через доступні в громаді канали комунікації мешканцям

З’ясувати поточний статус наявного персоналу ОМС / ЦНАП, динаміки його повернення в громаду для відновлення повноцінної роботи.

Прийняти рішення про можливі подальші кроки для забезпечення ЦНАП та ВРМ/ТП персоналом

Модельний документ: «3.Оцінка наявного персоналу ОМС та динаміки повернення»

Примітка: В залежності від ситуації в адмінцентрі громади та ВРП/ТП можуть зокрема прийматися рішення про перерозподіл працівників ОМС зі старостинських округів до основного офісу ЦНАП, так і у зворотному напрямку.

Можливе використання частини персоналу, інфраструктури ЦНАП для гуманітарних функцій (облікові, координаційні, інформаційні, логістичні тощо)

У випадку фізичної відсутності керівника ЦНАП у громаді, за наявності інших працівників ЦНАП, покласти обов’язки керівника ЦНАП на іншу посадову особу

Примітка: Особливо в таких випадках актуальним може бути залучення для консультування щодо налагодження процедур роботи ЦНАП керівників/представників інституційно сильних ЦНАП з інших громад

За потреби залучити до роботи у ЦНАП вже наявних у громаді представників з інших виконавчих органів/структурних підрозділів ОМС.

За необхідності прийняти рішення про переведення відповідних працівників до штату ЦНАП за спрощеною у період дії воєнного стану чи повноцінною процедурою або ж покладання, якщо ЦНАП функціонує як постійно діючий робочий орган, на цих працівників повноважень адміністратора ЦНАП

Посібник Програми* (стор. 87-103)

Примітка: За потреби може також застосовуватися механізм прийняти претендентів відповідної кваліфікації на наявні посади за строковими угодами з подальшим навчанням/стажуванням та залученням їх до надання послуг (пріоритетно – тимчасово до повернення посадових осіб в громаду та враховуючи динаміку/перспективу повернення)

За необхідності для ЦНАП як постійно-діючого робочого органу – оновити та затвердити посадовий склад ЦНАП

Модельне розпорядження: «4.Розпорядження про затвердження переліку посадових осіб ЦНАП як робочого органу»

Посібник Програми* (стор. 61-62)

Примітка: Може бути реалізовано оперативно, достатньо розпорядження  місцевого голови

За потреби і можливості тимчасово залучити працівників ЦНАП інших громад через механізм стажування

Примітка: З урахуванням досвіду організації стажувань за підтримки Проекту

За потреби залучити до роботи у ЦНАП волонтерів, юристів для надання первинної консультативної допомоги та виконання інших функцій

Примітка: Рекомендовано з досвіду відновлення роботи ЦНАП в деокупованих громадах:

• уважно проводити відбір волонтерів, які виявили бажання допомагати ЦНАП;
• залучати волонтерів до виконання, насамперед, допоміжних функцій (консультування на рецепції, надання консультацій з правових питань, гуманітарні питання тощо), не надаючи доступу до реєстрів та баз персональних даних мешканців;

волонтерів, які себе добре зарекомендували за результатами роботи та за умови відповідності їх освіти і досвіду роботи кваліфікаційним вимогам до відповідних посадових осіб, можливо зараховувати до штату ЦНАП на вакантні посади за процедурами, визначеними законодавством, зокрема і спрощеними на час воєнного стану

За потреби – оновити/затвердити посадові інструкції

Наказ Нацдержслужби від 18.07.2022 № 58-22
https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0058859-22#Text

Посібник Програми* (стор. 87-88, 91-101)

Примітка:

• Може бути реалізовано оперативно (але після виконання критично важливих першочергових кроків з відновлення доступу до послуг), достатньо розпорядження місцевого голови.
• Мета:
• поступово відновити інституційні документи ЦНАП у разі їх втрати;
• визначити повноваження залучених посадових осіб ОМС до ЦНАП в частині виконання завдань адміністратора;
• забезпечити безперервність виконання функцій/повноважень, у тому числі взаємозамінність

У разі знищення/викрадення/втрати  виготовити печатки/штампи, кваліфіковані електронні підписи працівникам ЦНАП, необхідні для надання адміністративних послуг

Рекомендації: «5.Щодо застосування печаток, штампів»

Примітка: Необхідно реалізувати заходи з виготовлення нових печаток та кваліфікованих електронних підписів, що пов’язано зі знищенням/викраденням/втратою раніше існуючих, згідно з чинним законодавством та внутрішніми документами ОМС

За потреби та можливості ознайомитися з наявним досвідом відновлення роботи ЦНАП у деокупованих громадах, в т.ч.  здійснити ознайомчий візит

Примітка: Рекомендовано виконати цей крок на початку відновлення роботи ЦНАП 

Організувати/взяти участь у психологічних тренінгах

Рекомендувати участь у заходах Проекту з психологічної підтримки для персоналу ЦНАП.

За можливості – організувати роботу психолога(-ів) безпосередньо в приміщенні ЦНАП

Примітка: Рекомендовано виконати цей крок на початку відновлення роботи ЦНАП

Організувати/взяти участь у «відновлювальних» тренінгах для персоналу в частині зміни законодавства по окремих групах послуг, нових послугах

Організувати методичну та консультативну підтримку від галузевих фахівців (тероргани ЦОВВ, ОВА(ОДА), інші ЦНАП тощо)

1. Визначити адміністративні та інші публічні послуги, типи звернень за життєвими ситуаціями, вирішення яких є першочерговим для громадян та бізнесу після деокупації. Забезпечити фактичне надання цих послуг / розгляд звернень.
2. Організувати надання послуг, що запроваджені під час воєнного стану в Україні:

• послуги для ВПО;
• допомоги та компенсації;
• облік пошкодженого/зруйнованого житла тощо.

3. Вживати заходи з відновлення повноцінного переліку адміністративних послуг, що надаються через ЦНАП.

Інформувати мешканців про послуги та питання, з якими можливо звертатися в ЦНАП

Приклад з практики: «6.Послуги та звернення у ЦНАП Бучанської громади після деокупації»

Модельний документ: «7.Перелік послуг ЦНАП»

Посібник Програми* (стор. 29, 51-60, 78-89)

Посібник Програми** (стор. 277-293)

Примітка: Особлива увага до специфічних потреб на таких територіях (відновлення документів, компенсаційні виплати, житлові питання та відновлення житла, матеріальна допомога, пошук близьких, пошук роботи, відновлення соціальних та пенсійних виплат тощо).

Можливість відновлення повноцінного переліку послуг ЦНАП та надання конкретних груп адміністративних послуг визначається також з урахуванням рішень держави щодо можливості доступу до публічних реєстрів на відповідних територіях, зокрема з урахуванням наказу Мінреінтеграції від 25.04.2022 № 75 (зі змінами).

Також можлива допомога від сусідніх громад у наданні послуг, які є екстериторіальними.

Важливо! Окремі публічні послуги та типи звернень за життєвими ситуаціями матимуть короткостроковий (тимчасовий) характер.

Рекомендовано інформувати мешканців громади про послуги та типи звернень, що доступні у ЦНАП, через наявні в громаді канали комунікації

Визначити / розробити та затвердити (за можливості) інформаційні картки (ІК) адмінпослуг на послуги, що запроваджені під час воєнного стану та суб’єктами надання яких є місцева рада, її виконавчі органи та посадові особи.

Отримати затверджені ІК від інших суб’єктів надання адміністративних послуг

Посібник Програми* (стор. 65-66, 118-122, 129-131)

Рекомендації:  «8.Щодо затвердження ІК…»

Примітка: Урахувати рекомендації Програми до структури та змісту ІК.

Забезпечити відповідність законодавству та:

• вичерпний перелік документів;
• чіткість визначення строків;
• розміри плати та реквізити для оплати за платні адмінпослуги.

Наявність ІК спростить роботу залученим спеціалістам з інших відділів та волонтерам

Визначити / розробити та затвердити (за можливості) технологічні картки (ТК) адмінпослуг на послуги, що запроваджені під час воєнного стану та суб’єктами надання яких є місцева рада, її виконавчі органи та посадові особи.

Отримати затверджені ТК від інших суб’єктів надання адміністративних послуг

Посібник Програми* (стор. 65-66, 123-131)

Примітка: Забезпечити відповідність законодавству та:

• наростаючий облік термінів виконання / етапів надання послуг;
• чіткість етапів надання послуг

Відновити/забезпечити доступи до реєстрів та інформаційних систем відповідним посадовим особам (з урахуванням рішень держави та можливих відповідних обмежень)

Алгоритми підключення до реєстрів та інформаційних систем можуть бути надані експертами Проекту за запитом

Примітка: А саме до:

• Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
• Реєстру територіальної громади (dmsu.gov.ua або власне рішення);
• Державного реєстру речових прав на нерухоме майно;
• Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
• Державного земельного кадастру;
• Єдиного державного демографічного реєстру тощо
• ПК «ІІС Соціальна громада»

Відпрацювати питання та прийняти рішення (або залучення відділу ДРАЦС територіального підрозділу Мін’юсту) щодо організації надання послуг ДРАЦС (насамперед з реєстрації смерті, а також народження, шлюбу, при можливості – видачі повторних свідоцтв про ДРАЦС)

Модельне рішення: «9.Проект рішення ДРАЦС»

Посібник Програми* (стор. 52-53, 82, 93)

Оцінити наявність СНАП (територіальна органи ЦОВВ) та можливість оперативно відновити/налаштувати взаємодію на підставі узгоджених рішень (угоди/меморандуми/листи-погодження) зі СНАП

Окремі зразки узгоджених рішень зі СНАП можуть бути надані експертами Проекту за запитом

Посібник Програми* (стор. 78-86)

Примітка: З УСЗН РДА, терпідрозділами ДМС України, Держгеокадастру, Мін’юсту, Пенсійного фонду України та іншими.

Вчасно адаптуватися до змін у роботі СНАП.

В міру відновлення роботи СНАП – вживати заходи для відновлення надання відповідних груп послуг через ЦНАП

Визначити графік роботи ЦНАП (з урахуванням наявного персоналу, особливостей періодів пікових навантажень, безпекових факторів)

Примітка: Висока ймовірність пікових навантажень на початку відновлення роботи ЦНАП, насамперед в першій половині дня.

Намагатися забезпечити повноцінні прийомні години (у ЦНАП та на ВРМ, ТП). За можливості, збільшувати кількість персоналу на прийомі у пікові навантаження. А також за можливості збільшити час прийому в ЦНАП та у вихідні дні.

Враховувати безпекові фактори. Вживати заходи щодо мінімізації великого скупчення людей у ЦНАП. У разі можливості, практикувати попередній запис із застосуванням різних інструментів (телефон, Фейсбук-сторінка тощо)

Провести аналіз статусу надання послуг у старостинських округах до широкомасштабного вторгнення та на момент деокупації, кваліфікації персоналу (старости, інші наявні працівники).

Прийняти рішення про можливе делегування в старостинські округи повноважень з надання послуг.

За потреби та можливості - залучити старост до надання адміністративних послуг та/або виконання завдань адміністратора

Рекомендації: «10.Щодо залучення старост»

Примітка: Цей крок доцільно застосовувати, насамперед, у громадах, де в старостинських округах була відсутня або функціонувала в обмеженому вигляді система ВРМ/надання послуг.

Також варто враховувати, що після деокупації потрібен час на відновлення руху громадського транспорту, тому територіальна близькість послуг є дуже важливою.

Визначити повноваження з надання окремих груп адміністративних послуг, повноважень адміністратора для наявних посадових осіб (в т.ч. старост)

Відновити функціонування ВРМ, територіальних підрозділів / за потреби - прийняти рішення про утворення та розміщення нових ВРМ, територіальних підрозділів, організувати мобільне обслуговування.

За можливості та потреби делегувати для роботи у ВРМ, територіальних підрозділах працівників з основного офісу ЦНАП, залучити для консультування волонтерів тощо

Модельне рішення: «11.1.Рішення про утворення ТП і ВРМ»

Приклад документа з практики: «11.2.Порядок Бахмут_пересувне ВРМ»

Посібник Програми* (стор. 23-28)

Примітка: За можливості, відкривати тимчасові ВРМ, територіальні підрозділи навіть без ідеально облаштованих приміщень.

Там, де немає можливості утримувати стаціонарну інфраструктуру ЦНАП, ТП, ВРМ, або де вона знищена – за можливості забезпечувати мобільне обслуговування. При створенні тимчасових ВРМ важливо враховувати наявність Інтернету.

1. Визначити адміністративні та інші публічні послуги, типи звернень за життєвими ситуаціями, вирішення яких є першочерговим для громадян та бізнесу після деокупації. Забезпечити фактичне надання цих послуг / розгляд звернень у ВРМ, територіальному підрозділі, виїзним адміністратором.
2. Вживати заходи з відновлення/запровадження повноцінного переліку адміністративних послуг, що надаються у ВРМ, територіальному підрозділі, виїзним адміністратором.

Інформувати мешканців про послуги та питання, з якими можливо звертатися у ВРМ, територіальний підрозділ, до виїзного адміністратора

Модельний документ: «12.Перелік послуг ТП, ВРМ»

Посібник Програми* (стор. 30-31, 82-86)

Примітка: Під час відновлення/запровадження повноцінного переліку послуг у ВРМ, територіальному підрозділі рекомендовано звернути увагу на наступні групи послуг:

• послуги соціального характеру (призначення державних допомог, житлових субсидій тощо);
• послуги для ВПО;
• державна реєстрація актів цивільного стану;
• реєстрація/знаття з реєстрації місця проживання;
• «нотаріальні дії», що вчиняються посадовими особами ОМС у сільських населених пунктах;
• «місцеві послуги» (земельні, житлові тощо);
• інші послуги (у разі спроможності)

Визначити графік роботи ВРМ, територіальних підрозділів ЦНАП

Посібник Програми* (стор. 24-28)

Примітка: Може відрізнятися від графіка роботи ЦНАП. Враховувати можливість роботи одного адміністратора на кількох ВРМ за графіком

Визначити відповідального(-их) за організацію та контроль функціонування мобільного ЦНАП

Посібник Програми** (стор. 223-229)

Узгодити з громадою-орендодавцем, відпрацювати необхідні документи з передачі-отримання в оренду мобільного ЦНАП

Покрокові алгоритми передачі та модельні документи: https://prosto.in.ua/ua/novyny/novyny/vid-gromadi-do-gromadi-institutsijna-pidtrimka-oms

Примітка: Як антикризове рішення може ефективно функціонувати за умови забезпечення його кваліфікованим персоналом

За потреби (в т.ч. з допомогою зовнішніх ресурсів) облаштувати робочі місця в мобільному ЦНАП комп’ютерною технікою

Модельний зразок документа: «2.1. Звернення_зразок 1»

Посібник Програми** (стор. 223-229)

Примітка: У випадках, коли може передаватися спеціально обладнаний автомобіль (мобільний ЦНАП), але комп’ютерна техніка в ньому відсутня

Визначити перелік послуг для надання через мобільний ЦНАП

Посібник Програми** (стор. 223-229)

Розробити та затвердити графік та маршрути виїздів мобільного ЦНАП у населені пункти громади.

Оцінка та підтвердження безпекової ситуації від компетентних органів

Приклади документів з практики:

«13.1. Рішення графік і маршрути Бородянка»;

«13.2. Проект правил використання Славута».

Посібник Програми** (стор. 223-229)

Визначити перелік посадових осіб ЦНАП та СНАП, які будуть надавати послуги та здійснювати консультування у мобільному ЦНАП.  

Посібник Програми** (стор. 223-229)

За потреби організувати методичне супроводження роботи мобільного ЦНАП працівниками ЦНАП громади-орендодавця автомобіля

Забезпечити мобільний ЦНАП мобільним/супутниковим Інтернет-зв’язком

Закріпити водія(-ів) за мобільним ЦНАП

Модельний зразок документа: «13.3. Закріплення водіїв».

Визначити місце зберігання та вжити заходи з унеможливлення  викрадення чи пошкодження автомобіля в нічний та неробочий час, забезпечити пальним

Посібник Програми** (стор. 223-229)

Створити та використовувати місцеві розсилки, чати тощо для активної комунікації з громадою

Примітка: Періодично повторювати важливу інформацію.

Чітко доносити інформацію мешканцям, уточнювати її, щоб уникати «непродуктивних» пересувань громадян, неефективного індивідуального консультаційного навантаження на ЦНАП.

За можливості, розробляти та забезпечувати громадян інформаційними матеріалами, з найбільш запитуваних питань

Вчасно актуалізувати інформацію на веб-ресурсах громади

Примітка: Періодично повторювати важливу інформацію.

Чітко доносити інформацію мешканцям, уточнювати її, щоб уникати «непродуктивних» пересувань громадян, неефективного індивідуального консультаційного навантаження на ЦНАП.

За можливості, розробляти та забезпечувати громадян інформаційними матеріалами, з найбільш запитуваних питань

Створити та підтримувати роботу кол-центру / телефонної довідки / «гарячої лінії»

Примітка: Періодично повторювати важливу інформацію.

Чітко доносити інформацію мешканцям, уточнювати її, щоб уникати «непродуктивних» пересувань громадян, неефективного індивідуального консультаційного навантаження на ЦНАП.

За можливості, розробляти та забезпечувати громадян інформаційними матеріалами, з найбільш запитуваних питань

Використовувати дошки оголошень для важливих та актуальних повідомлень у приміщенні ЦНАП, біля ЦНАП / адміністративної будівлі / ВРМ та ТП

Примітка: Періодично повторювати важливу інформацію.

Чітко доносити інформацію мешканцям, уточнювати її, щоб уникати «непродуктивних» пересувань громадян, неефективного індивідуального консультаційного навантаження на ЦНАП.

За можливості, розробляти та забезпечувати громадян інформаційними матеріалами, з найбільш запитуваних питань